Encaminhar o documento para outro usuário

Documentos em fase de elaboração (Minuta) que necessitam da colaboração de outra pessoa, seja para sua assinatura ou mesmo para a edição do texto do documento, poderão ser encaminhados entre usuários pelo e-Doc.

Antigamente isso era feito dentro das organizações através de malote ou simplesmente através da figura da secretária ou office boy. Consequentemente, ese processo que deveria ser simples e rápido acaba demandado tempo demais, retardando sua execução.

Para encaminhar um documento, em qualquer fase durante sua elaboração, ou seja, antes de ser assinado e concluído, primeiramente localize o documento que deseja encaminhar. Para isso, ainda na página principal do e-Doc, clique em Documento, Em Elaboração e, em seguida, Todos em Elaboarção. A tela Gerenciar Documentos em Elaboração será aberta. Clique no documento que deseja encaminhar para abrí-lo e com o documento aberto siga a dica do dia para encaminhar o documento para outro usuário com sucesso.

Com o Documento aberto, clique em Menu de Ações e, em seguida, clique em Encaminhar. A tela Destino será aberta. Antes de preencher os dados nela contidos, verifique se os campos de Origem e Documentos a Encaminhar correspondem ao Documento correto. Preencha todos os campos necessários: o Órgão e a Unidade em que trabalha o destinatário. Logo depois selecione o nome do Destinatário, clique nas caixas Notificar: Envio e Recebimento caso queira receber e enviar notificações por email. Defina o prazo para resposta clicando no ícone do calendário, assim você poderá cobrar uma resposta posteriormente.

No Texto de Encaminhamento, escreva um resumo das ações que o destinatário deverá tomar em relação a esse documento recebido. Ex.: Dar conhecimento, assinar e devolver, etc. Preenchidos os campos corretamente, clique em Menu de Ações e, em seguida, Encaminhar. Uma mensagem confirmará que o documento foi encaminhado com sucesso. O destinatário deverá receber esse Documento e dar os procedimentos necessários à elaboração do mesmo.

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